Športová a eventová logistika: Logistický partner je dôležitou súčasťou organizácie podujatí

14.12.2023 | FOCUS na Slovensko

Mnohé eventy a športové podujatia sa bez kvalitnej logistiky nezaobídu. Je to veľakrát neviditeľná, avšak nevyhnutná súčasť dobre fungujúceho eventového stroja, v ktorom musia všetky jeho časti do seba navzájom zapadať, väčšinou v striktnom časovom harmonograme a na viacerých lokalitách súčasne. Prípadné problémy v logistike počas športových, festivalových, kultúrnych, či iných akcií sa podpisujú pod nespokojnosť účastníkov, hostí, partnerov, a na konci dňa taktiež pod nepríjemný pocit a celkovú reputáciu podujatia a organizátora.

Čo robí športovú a eventovú logistiku dôležitou? Čo všetko zastrešuje a v čom je špecifická? Je potrebné mať logistického partnera? To je len pár príkladov z množstva otázok, s ktorými sa stretáva Martin Uličný, odborník na eventovú logistiku z DB Schenker pre Čechy a Slovensko.

Čo je športová a eventová logistika?

I napriek tomu, že sa môže na prvú zdať, že športová, či eventová logistika nie je rozdielna od bežnej dopravnej logistiky z miesta A na miesto B, nie je tomu tak. Komplexné služby športovej a eventovej logistiky vyžadujú isté typy podujatí. Praktické a zmysluplné využitie má pri väčších akciách, ktoré sú náročnejšie na presuny materiálu, techniky, či produktov v rámci areálu, aj na bezchybnú starostlivosť o množstvo ľudí, ktorým je potrebné zabezpečiť servis a podporu na rôznych miestach v jednom čase, v prísnom časovom rozvrhu a programe. Príkladom sú väčšie domáce a medzinárodné športové podujatia, ale aj festivaly, výstavy.

„Základom športovej a eventovej logistiky je samozrejme doprava a preprava. Rozdiel však tvorí viacero špecifík. Byť logistickým partnerom znamená byť súčasťou organizačného tímu od fázy plánovania podujatia, cez samotný event až po jeho ukončenie, čo trvá niekedy aj celé mesiace. Na rozdiel od logistiky tradičných paliet sa väčšinou prepravujú netypické predmety, zariadenia, exponáty, materiály rôznych tvarov, veľkostí a množstiev. S tým súvisí aj na mieru naplánovaná manipulácia, ktorá si vyžaduje okrem klasických nákladných áut aj špeciálnu techniku a vozový park. Potrebné sú aj špeciálne skladové priestory, slúžiace či už ako centrálny sklad alebo ako medzisklad pre akciu. Napríklad v rámci Slovenska a Česka máme k dispozícií 17 skladov na tieto účely,“ vysvetľuje Martin Uličný.

Logistický dream team

Najmä v posledných fázach príprav podujatia a v čase realizácie sa ukážu výhody správne vybratého logistického partnera. „Naše skúsenosti a spätné väzby od organizátorov podujatí nám rokmi potvrdzujú, že veľkou pridanou hodnotou pri eventoch je zohratý a skúsený logistický tím, vrátane flotily ochotných multitask šoférov, ktorý rozmýšľa a vie čo má robiť. Na mieste je častokrát niekoľko dní pred akciou a počas jej konania, hlavne cez víkendy, a k dispozícii je 24/7. Okrem logistických úloh, ktoré musí plniť, nemá problémy pomôcť organizátorom aj manuálne s inými vecami,“ hovorí Martin Uličný.

Zároveň dodáva, že niekoľkočlenný tím pomáha s logistikou, prepravou a zásobovaním systémom just-in-time, dokonca just-in-sequence na viacero miest súčasne. To znamená, že zabezpečuje potrebné predmety, materiály, zariadenia, zásoby na konkrétnu lokalitu v konkrétnom čase a okamžite premiestňuje nepotrebné veci z miesta alebo ich presúva tam, kde budú potrebné neskôr.

Od veľkých truckov až po špeciálnu manipulačnú techniku

Špecifické podmienky každého eventu si vyžadujú logistické riešenia na kľúč. „Dlho pred samotnou akciou sedíme s organizátormi a dizajnujeme, aký typ logistiky potrebujú, aká je časová, ľudská náročnosť a tiež požiadavky na typy logistických vozidiel a špeciálnej techniky. Napríklad pri logistike počas Medzinárodného maratónu mieru v Košiciach v meste, a zvlášť v centre, využívame náš bezemisný, CO2 free truck, jediný na Slovensku,“ spresňuje Martin Uličný. Podľa typu eventu a požiadaviek organizátorov sú najčastejšie potrebné autá s hydraulickou rukou, nákladné autá do terénu a žeriav, ktoré má DB Schenker k dispozícii. Výhody širokého parku nákladných áut a špeciálnej techniky, vrátane ekologického trucku, oceňujú práve organizátori rôznych športových podujatí nielen v mestách, ale aj v prírode a v chránených územiach. Medzinárodnú pôsobnosť a skúsenosť DB Schenker využívajú nielen organizátori športových podujatí, ale aj samotné športové tímy, kluby či asociácie na logistiku a prepravu športových zariadení a príslušenstva na medzinárodné súťaže a olympijské hry, kde zabezpečuje aj potrebné colné papiere na odbavenie.

Benefity pre organizátorov

Správne zorganizovaná a riadená logistika športových podujatí a eventov skúseným profi tímom je pridanou hodnotou pre organizátorov. „Šetrí čas a náklady, najmä pri náročných podujatiach a akciách, kde nefunkčná logistika spôsobuje vážne problémy pri príprave a zvlášť počas priebehu akcie. Nemenej dôležitým benefitom je poskytnutie personálnych kapacít, ktoré sú non-stop k dispozícii a ktoré by si inak museli organizátori zabezpečiť po vlastnej línii, čo je častokrát náročné vzhľadom na komplexnosť logistiky takýchto podujatí. Pridanou hodnotou je tiež zabezpečenie skladovania a prepravy množstva rôznorodých zariadení, materiálov, mobiliáru, objemných a ťažkých materiálov so skúseným tímom,“ vymenúva výhody logistického partnera Martin Uličný.

Každé preteky sú iné

DB Schenker poskytuje celosvetovo služby športovej a eventovej logistiky od roku 1972, čiže päťdesiat rokov. V rámci Slovenska a Česka realizuje viacero podujatí. Najdlhšie, 15 rokov, je partnerom ako košického Medzinárodného maratónu mieru, tak aj známej bežkárskej súťaže Jizerská 50 v Česku.

Košický Medzinárodný maratón mieru
Príprava na košický Medzinárodný maratón mieru začína hneď po skončení posledného ročníka. Samotná príprava na mieste je týždeň pred štartom. Organizátorom dáva DB Schenker k dispozícii vlastný sklad, ktorý slúži ako centrálny sklad všetkých materiálov a pre partnerov. Zabezpečuje stavbu bežeckých tratí, vybudovanie zázemia, občerstvovacej stanice, ale aj stavbu stupňa víťazov. „K dispozícii máme 13 áut, vrátane bezemisného trucku. V nedeľu, v deň pretekov, pomáhame organizátorom pri blokovaní dopravy a MHD v Košiciach a pri rýchlom odstránení blokácie, aby sa zbytočne nekompiloval život v meste. Máme veľmi prísny a presný harmonogram, čo, kde a kedy zaviezť. Napríklad traťová logistika začína v nedeľu ráno o 6:00 hodine a musí byť zabezpečená najneskôr do 8:30. V rámci pitného režimu sme do občerstvovacích staníc v poslednom ročníku prepravili približne 12 000 fliaš,“ hovorí Martin Uličný a dodáva zaujímavosť na záver: „Košický maratón mieru oslávil 100. výročie. Na jeho oslavu sme priviezli jubilejné umelecké dielo, veľkorozmernú sochu holubice od slovenského sochára Ruda Hofera, pod názvom Posol mieru.“

Jizerská 50
Legendárna bežkárska súťaž Jizerská 50 plánuje logistiku s DB Schenker 5 mesiacov pred podujatím. Využíva hlavne služby najmä v oblasti zabezpečenia transportu športového materiálu, dovozu 8 800 športových čísel z Talianska, 8 800 čipov na meranie športových výkonov bežcov. Zváža tiež reklamné bannery a logá. K dispozícii dáva vlastný sklad, kde sa všetko zhromažďuje. Počas samotných pretekov zabezpečuje dopravu, rozvoz, ale aj prevoz mobilných toaliet, ako aj manipuláciu so zábranami, s ktorými pomáha vytvárať športové trate.

„DB Schneker je partnerom viacerých športových podujatí a v rámci našej spoločnosti sa tejto oblasti venuje samostatné oddelenie. A práve vďaka týmto spoluprácam sa aktívnejšie rozpohybovali aj kolegovia. Niekoľko rokov tak máme zastúpený firemný tím ako na košickom maratóne v kategórii štafetového behu, aj na Jizerskej 50, Ski Tour či Běhej Lesy,“ dodáva na záver Martin Uličný.

Zdroj: DB Schenker Slovensko

Rok 2024 je pre Slovensko rokom veľkých výziev

Slovenská republika od svojho vzniku prešla veľmi dynamickým, ale súčasne aj zložitým vývojom reflektujúcim zvraty v medzinárodnom aj vo vnútropolitickom vývoji. Slovensko v roku 2024 je inou a určite lepšou krajinou, akou bolo pri svojom vzniku. Posun vnímame nielen v celkovej ekonomickej situácii, ale aj v sociálnej oblasti či v medzinárodnom postavení našej krajiny.