Property management zajišťuje podporu pro hladký chod společnosti

28.03.2024 | Rozhovor s osobností

Každá společnost, ať již se zabývá jakýmkoliv typem podnikání, představuje velký stroj, který se skládá z mnoha menších či větších součástí důležitých pro její úspěšné fungování. Jednou takovou součástí jsou nemovitosti a jejich správa. Funkční nemovitosti v dobrém technickém stavu jsou důležité nejen pro hladký chod společnosti, ale poskytují také bezpečné pracovní prostředí pro zaměstnance. Jedním z hlavních faktorů správy nemovitostí je také prevence rizik. Ve společnosti Geis CZ s.r.o. se o správu nemovitostí stará Property managerka Tereza Kirlíková, se kterou jsme si povídaly nejen o správě nemovitostí, ale také o systému energetického managementu, který společnosti umožňuje spravovat a monitorovat spotřebu energie a snižovat uhlíkovou stopu, a dalších aktivitách společnosti Geis v oblasti udržitelnosti.

Jakou roli hraje property management pro úspěšné fungování logistické společnosti?

Property management je pro úspěšné fungování logistické společnosti nezbytný, stejně jako pro jakoukoli jinou firmu. Je to jedna součástka velkého stroje, která však musí perfektně fungovat pro to, aby byl stroj plně funkční. Je to každodenní výzva, abychom udržovali naše pobočky plně funkční, v dobrém technickém stavu, který zajistí plynulý chod a bezpečné pracovní prostředí. Právě díky kvalitnímu property managementu můžeme dosáhnout maximální produktivity a společně s našimi zaměstnanci tvořit funkční tým.

Jak řešíte v oblasti property managementu růst nákladů zejména na energie?

Růst nákladů na energie řešíme prostřednictvím úsporných opatření, která vycházejí z výsledků energetického auditu. I když nejsme výrobní firmou a nemáme tak mnoho možností dosáhnout velkých úspor, například využitím zbytkového tepla či páry, stále se snažíme maximalizovat úspory spotřeb energií. Klíčovým prvkem pro dosažení těchto cílů je pečlivé měření a monitorování energií. Proto jsme na našich pobočkách zavedli Enmon – software energetického managementu. 

V současné době se zaměřujeme na výměnu osvětlení na LED technologii i v těch vlastních nemovitostech, kde LED osvětlení nebylo instalováno již při výstavbě. Věříme totiž, že LED osvětlení je jedním z hlavních opatření, jak efektivně ovlivnit spotřebu energie. Proto se snažíme instalovat LED osvětlení i na pobočkách, kde jsme pouze v nájmu. I tam nám dává výměna smysl. Současně instalujeme také pohybová čidla jak v administrativních prostorech, tak ve skladovacích halách. Kromě toho instalujeme úsporné vodovodní baterie s perlátorem, který efektivně redukuje spotřebu vody. Tato opatření nám umožňují efektivněji řídit spotřebu energií a snižovat náklady na provoz našich poboček.

Tereza Kirlíková

Důležitou součástí správy budov je také prevence rizik…

Ano, jak jsem již zmiňovala, funkční property management je důležitý, aby se mohla firma plně soustředit na svůj „core business“ a prevence rizik je jedním z hlavních faktorů správy nemovitostí. Cílem prevence rizik je zajistit plynulý a bezproblémový provoz nemovitostí a minimalizovat případné poruchy, což v konečném důsledku snižuje náklady na opravy.  

Například pravidelný servis klimatizačních jednotek, zahrnující pravidelnou výměnu filtrů, nejen prodlužuje životnost zařízení, ale také snižuje spotřebu elektrické energie. Díky prevenci rizik minimalizujeme pravděpodobnost vzniku poruch a následných výpadků, a to včetně nečekaných nákladů spojených s opravami.

V rámci udržitelného přístupu k životnímu prostředí jste v České republice v druhé polovině roku 2021 zavedli systém energetického managementu. Můžete nám tento systém přiblížit? Jak tento systém funguje?

Systém nám umožňuje efektivněji spravovat a monitorovat spotřebu energie a snižovat naši uhlíkovou stopu. Jeho fungování spočívá v několika klíčových aspektech. Za prvé nám umožňuje měření spotřeby energie on-line a její cílenou optimalizaci. Dále provádíme monitoring uhlíkové stopy z provozu našich nemovitostí, abychom lépe porozuměli vlivu našich aktivit na životní prostředí a aktivně pracovali na snižování toho negativního. Systém také zajišťuje jednodušší správu všech souvisejících dokumentů na jednom místě, což usnadňuje sledování termínů revizí a potřebné údržby používaných zařízení. Díky centralizovanému systému je sběr a vyhledávání potřebných informací rychlejší a efektivnější, což nám šetří čas. 

Jaké jsou jeho další výhody?

Systém nám poskytuje přehlednou evidenci faktur za energie a spotřeby, což usnadňuje kontrolu nákladů a plánování rozpočtu. Ředitelé jednotlivých poboček mají přístup k datům o svých provozech, což jim dává větší pocit kontroly. Enmon nám také usnadňuje proces tendrování energií, protože veškeré potřebné údaje máme v softwaru již předem připravené. Můžeme tak lépe odhadnout, jakou budeme potřebovat rezervovat kapacitu u dodavatele.  Když už management máme, je dobře nastaven a správně funguje, stačí pouze exportovat data do tabulky a předat je dodavatelům.

Díky údajům v systému můžeme snadno porovnávat jednotlivé pobočky – jaké jsou náklady na energie na metr čtvereční nebo kolik se protopilo v logistické hale v Praze a kolik v Plzni. Notifikace nás okamžitě upozorní na výjimečné události, například na havárie, což nám umožňuje okamžitou reakci, i když se takové události vyskytnou mimo pracovní dobu.

Systém nám také umožňuje sledovat úspory energie vyplývající z provedených úsporných opatření. Například po instalaci LED osvětlení jsme zaznamenali výrazný pokles spotřeby energie. Jak jsem již zmínila, velkým benefitem systému jsou i údaje, které nám pomáhají s nákupem energií na příští rok. Snadno můžeme zjistit veškeré potřebné formální náležitosti pro komunikaci s dodavateli, jako jsou EAN kódy, stavy kalorimetrů, spotřeby, profily, tabulky… To nám usnadňuje správu a transparentnost celého procesu nákupu energií a umožňuje nám lépe plánovat a řídit naše provozy.

Co předcházelo zavedení systému energetického managementu?

Před zavedením systému energetického managementu jsme provedli komplexní energetický audit. Jeho vypracování nebylo pouze plněním legislativní povinnosti, ale zároveň jsme chtěli z výsledků auditu získat maximum a začít provádět návrhy na efektivnější a úspornější provoz nemovitostí. Audit zahrnoval kompletní analýzu budov, což znamenalo fyzické procházení všech areálů a technické dokumentování od sklepa po střechu. Provedli jsme kontrolu všech měřidel a technického vybavení nemovitostí.

Největší výzvou pro nás bylo shromáždění faktur za energie a podkladů pro plánování spotřeby. Během tohoto procesu jsme si uvědomili, v jakých oblastech se můžeme posunout a zlepšit.

V dnešní době je kladen důraz na udržitelnost také z hlediska okolního prostředí, ve kterém firma působí a také z hlediska zdravého prostředí pro zaměstnance…

Souhlasím, že udržitelnost je klíčovým tématem, a to jak z hlediska ochrany životního prostředí, tak z pohledu spokojenosti a zdraví našich zaměstnanců. V Geis máme v této oblasti celou řadu projektů.

Loni jsme se třeba připojili k „World Cleanup Day“ vlastní iniciativou „Geis Clean Up Day“. Naši zaměstnanci v rámci CEE regionu se vydali do okolí svých poboček a nedalekých lesů, kde věnovali svůj čas dobré věci – sbírali odpadky, které jsme následně ekologicky zlikvidovali. U některých poboček také vysazujeme novou zeleň včetně ovocných stromů, máme vybudované retenční nádrže a provádíme další úpravy, které nejen že jsou šetrné k životnímu prostředí, ale také zvelebují okolí. Stromy vysazujeme jak v lokalitách, které obklopují naše pobočky, ale i tam, kde je to žádoucí vzhledem k obnově krajiny – například po kůrovcové kalamitě. Jako firma se neomezujeme pouze na interní záležitosti, ale aktivně se snažíme o pozitivní dopad na naše okolí.

Zaměstnanci Geis čerpají řadu benefitů z oblasti zdravého životního stylu. Mají také možnost zapojit se do mnoha sportovních aktivit, které buď organizujeme, nebo se na nich jiným způsobem podílíme. Za všechny mohu zmínit třeba Vltava run, jehož součástí budeme letos již potřetí. A to rovnou se dvěma Geis týmy. A aby to nebylo jen o slovech, i já již potřetí vystoupím ze své komfortní zóny a spolu s kolegy poběžím z Šumavy až do Prahy. 

V rámci celé skupiny budeme postupně zvelebovat naše pobočky a již při výstavbě počítáme s relaxačními prostory. Jelikož zaměstnanci tvoří základní pilíř naší organizace, klademe velký důraz na jejich spokojenost.

Vy osobně jste součástí Sustainability týmu celé skupiny Geis. Jaké další aktivity směřující k udržitelnosti společnost Geis zavedla nebo plánuje zavést? 

Již druhým rokem připravujeme Sustainability report, i když tato povinnost zatím není zakotvena v zákoně. Toto rozhodnutí vystihuje náš přístup k udržitelnosti a ochraně životního prostředí v rámci celé skupiny. Neustále hledáme nová řešení a možnosti, jak být ohleduplnější k planetě. Náš report je přístupný nejen široké veřejnosti, partnerům a zákazníkům, ale také našim zaměstnancům. 

Snažíme se podnítit povědomí našich týmů o důležitosti ochrany životního prostředí tím, že report formujeme srozumitelně a čtivě. Chceme, aby se témata udržitelnosti stala přirozenou součástí každodenní práce. Proto se věnujeme nejen informování, ale také vzdělávání našich kolegů, kteří jsou odpovědní za udržitelnost v rámci firmy. Účastní se školení a konferencí, aby následně mohli školit a informovat interně. Pravidelně organizujeme kampaně a akce zaměřené na tato témata. Věříme, že pokud chceme být ohleduplnější k planetě, musíme začít vlastním příkladem a investovat do vzdělávání a osvěty našich zaměstnanců v této oblasti.

Zdroj: Markéta Vojáčková, šéfredaktorka LogisticNEWS

Vývoj dodavatelských řetězců v postpandemické éře

Koronavirová pandemie odstartovala zásadní změny v uvažování jednotlivých subjektů v rámci celého dodavatelského řetězce. Nový normál přinesl změny v dlouhodobě osvědčeném nastavení globálních systémů. Do popředí se tak jako fenomén dostávají témata jako nearshoring, udržitelnost, a na významu začaly nabývat i otázky bezpečnosti dodavatelských řetězců. Oslovili jsme proto v anketě několik firem, které jsou součástí dodavatelského řetězce.

„Vstup do logistiky považuji za svoji největší výzvu“

Tentokrát jsme si do rubriky Osobnosti pozvali ženu. A ne ženu ledajakou. Je jí Martina Šmídlová z firmy Šmídl Provozní Holding s.r.o., která již přes 20 let stojí ve vedení společnosti po boku svého otce. Společnost si zakládá na kontinuálním růstu, který patří mezi zásady společnosti.

Plastové obaly se dají nahradit papírem. DS Smith už takto z oběhu odstranil miliardu kusů plastu

Papírenská společnost DS Smith ve spolupráci s některými z nejznámějších značek rychloobrátkového zboží na světě nahradila více než jednu miliardu plastů. Významného milníku na cestě k lepší udržitelnosti dodavatelských řetězců dosáhla s více než ročním předstihem oproti plánu, a to díky tomu, že se u svých obalových řešení zaměřila na cirkulární design. Recyklovaný papír v kombinaci s chytře promyšlenou konstrukcí dokáže konkurovat plastovým obalům nižšími dopady na životní prostředí, a tam, kde ho lze používat opakovaně, i cenou.