Cílem bylo snížení času při odbavení přeprav, eliminace nákladů a maximální automatizace a zefektivnění logistických procesů. Na základě výběrového řízení byla pro digitalizaci Inbound logistiky Notino zvolena společnost Ringil, která přesvědčila mimo jiné flexibilitou řešení a ochotou vytvořit funkcionality ušité zákazníkovi na míru. Výsledky případové studie byly poprvé prezentovány v rámci letošní konference SpeedCHAIN International.
Internetový obchod s parfémy a kosmetikou Notino vznikl v roce 2004 v Brně. V současné době působí ve 27 zemích. Za 19 let svého působení se stal jedním z největších internetových obchodů s parfémy a kosmetikou v Evropě. Dnes si jeho zákazníci mohou vybírat z více než 100 000 unikátních produktů od 2 500 světových i menších lokálních značek, které mohou zakoupit nejen online, ale také v síti kamenných prodejen v Česku, na Slovensku, v Polsku, Maďarsku, Rakousku, Rumunsku a v Bulharsku.
V roce 2020 otevřela společnost své druhé distribuční centrum v Rumunsku, díky kterému zrychlila doručení v zemích jihovýchodní Evropy. Do té doby byly zásilky distribuovány z distribučního centra v českém Rajhradě. Letos firma otevřela nové distribuční centrum v Itálii o celkové výměře třináct tisíc metrů čtverečních a bude z něj obsluhovat také zákazníky ve Španělsku a Portugalsku. Při největším náporu během vánočních svátků se počítá rovněž s doručováním do Chorvatska či Francie.
V roce 2022 Notino odeslalo svým zákazníkům přibližně 102 milionů produktů.
Česká logistická platforma Ringil je na trhu třetím rokem. Výrobním a prodejním firmám pomáhá zvyšovat efektivitu v řízení logistiky díky digitalizaci logistických procesů.
Systém Ringil je modulární a velmi flexibilní. Naplánujete v něm jak přepravu Praha-Brno, tak i přesuny zboží mezi světadíly. Aktuálně je do systému zapojeno více než 800 firem. Přes Ringil proudí přepravy do 20 zemí na třech kontinentech.
Proč právě Ringil?
„V Notinu působím již šestým rokem. Vedu šestičlenný tým, který zabezpečuje denní operativu přeprav a celní agendy. V roce 2022 jsme začali hledat digitální logistické řešení, které by nám umožnilo zvládat rostoucí agendu i objem přeprav. Hledání bylo úspěšné a od jara 2023 používáme Ringil.“
ADÉLA HAVELKOVÁ, Inbound Team Leader | Notino, s.r.o.
Ve výběrovém řízení byly osloveny celkem tři společnosti včetně Ringilu. Zároveň Notino zvažovalo vlastní interní kapacity. Ty se ale v krátkodobém horizontu ukázaly jako nedostačující. Podle slov Adély Havelkové, Inbound Team Leader, Notino, s.r.o. měly vliv na finální rozhodnutí tři položky:
- Cena
- Flexibilita řešení – ochota vytvořit funkcionality ušité na míru společnosti
- Reference
„Obdrželi jsme nezávislou referenci na společnost i produkt jako takový, která přispěla k našemu rozhodnutí pro Ringil,“ říká Adéla Havelková.
Stanovení cílů
Výzva č. 1 – Úspora času při odbavení přeprav
Hlavní motivací pro digitalizaci logistiky v Inbound týmu Notino byla velká časová náročnost odbavení přeprav. „Díky digitalizaci se zvýšila efektivita naší práce a nyní jsem připravení zpracovávat mnohem větší objemy než dříve. Vysnili jsme si systém, který nám umožní současně zvýšit efektivitu a snížit chybovost,“ říká Adéla Havelková.
Ringil umožnil zapojení dodavatelů a odboural rutinní přepisování dat i další manuální činnosti. Za jeden rok to znamená pokles časové náročnosti z 500 na 83 mandayů. Notino tak ušetří 417 dnů.
Zefektivnění procesu přineslo enormní časovou úsporu. Na správě jedné průměrné přepravy nyní Notino ušetří až 83 % původního času.
Výzva č. 2 – Snížení přepravních nákladů
Druhým cílem projektu bylo snížit náklady na přepravy. „Náklady jsme skutečně snížili – zejména díky navýšení počtu poptávaných dopravců,“ potvrzuje Adéla Havelková.
Před implementací platformy Ringil Notino poptávalo jen 3–4 dopravce, hlavně z kapacitních důvodů. S pomocí automatizace a díky funkci hromadné poptávky nyní poptává běžně 6 až 12 dopravců.
Úspora transportních nákladů za období leden – květen 2023 činí v absolutním vyjádření vůči stejnému období předchozího roku 840 000 Kč. Procentuální úspora transportních nákladů činí 12 %. Pro účely meziročního srovnání jsme uvažovali shodný objem přepravených kgs a shodnou cenu pohonných hmot.
Výzva č. 3 – Zvýšení spokojenosti zaměstnanců i partnerů
Společným cílem bylo maximálně automatizovat a zefektivnit logistické procesy. „To bylo trochu i mé soukromé předsevzetí. Chtěla jsem, aby lidé v mém týmu byli spokojeni. Aby měli komfort a nemuseli vše dělat ručně,“ vysvětluje Adéla Havelková.
To se povedlo a zavedení Ringilu velmi pozitivně ovlivnilo spokojenost interního týmu. Ta vzrostla z původních 2,5 hvězdičky na aktuálních 4,7 hvězdičky.
„Kromě toho pro nás bylo důležité, aby Ringil přijali dodavatelé. Inbound tým jich obsluhuje zhruba 250 a připojila se naprostá většina z nich. 242 z 250 dodavatelů Ringil aktivně používá. Jejich spokojenost výrazně překonala očekávání,“ doplňuje Adéla Havelková.
Řešení od Ringil
Notino oslovilo Ringil s přáním zefektivnit některé procesy v Inbound logistice. V první fázi byly implementovány moduly Avizace a Systém řízení přeprav (TMS). Avizace dodavatelů zajišťují přesné informace o dostupnosti objednávek k vyzvednutí, a to včetně všech detailů. TMS umožňuje kompletní správu a evidenci přeprav včetně reportingu.
Díky přirozené integraci obou modulů je logistický proces naprosto plynulý. Notino typicky z několika avizací vytvoří hromadnou poptávku na dopravce. Vyhne se plánování přesné trasy, protože dopravci nejlépe vědí, kde mají volná vozidla. Z nabídek dopravců si Notino vybere ty, které mu vyhovují nejvíce, a vytvoří přepravy. V systému Ringil jsou tak veškeré informace nejen od dodavatelů, ale i od dopravců. A to včetně dokumentů, faktur nebo CMR. Vše je vzájemně provázané a propojené. Analýzu uložených informací zajišťuje na míru připravená sada reportů, poskytující specifické pohledy pro taktické i strategické rozhodování.
Zkouška pro Ringil
„Notino je unikátní firma i v celoevropském měřítku. Jednalo se o našeho prvního zákazníka této velikosti. Celý Ringil tým ale obstál a prokázal, že se nemusíme bát ani náročných výzev. Naše řešení je dostatečně robustní a obstojí i ve velkých firmách.“
André Dravecký, zakladatel společnosti Ringil
Součástí projektu byly úpravy systému pro potřeby zákazníka – např. podrobnější systém avizací nebo hromadné poptávání dopravců. Poprvé také Ringil pomáhal zákazníkovi onboardovat více jak 250 partnerských subjektů. „Zde jsme, upřímně, měli trochu obavy z jejich reakcí. Přijetí ze strany partnerů však bylo příznivé a spolupráce funguje bezvadně. To dokazuje i 88% spokojenost dodavatelů,“ doplňuje André Dravecký.
Markéta Vojáčková
